Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom Ledsage er:

Ny Gren AS (tjenesten leveres under navnet Ledsage)
Organisasjonsnummer: 935 826 608
Adresse: Ullevålsveien 51A, 0171 Oslo
E-post: personvern@ledsage.no

Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på e-postadressen ovenfor.

2. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger:

2.1 Kontoopplysninger

• E-postadresse
• Passord (lagret i kryptert/hashet form — vi har aldri tilgang til passordet ditt i klartekst)

2.2 Opplysninger om avdøde

• Fullt navn
• Fødselsnummer (11 siffer)
• Dødsdato
• Bostedskommune
• Eventuell annen relevant informasjon du oppgir i forbindelse med dødsbohåndtering

2.3 Pårørendeopplysninger

• Fullt navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Relasjon til avdøde
• E-postadresse

2.4 Dokumenter

• Dødsattest
• Skifteattest
• Legitimasjon (for verifisering)
• Andre relevante dokumenter du laster opp i tjenesten

2.5 E-posttilkobling

Dersom du velger å koble til e-postkontoen din (Gmail, Outlook eller Yahoo), gir du oss tilgang via OAuth-autorisasjon. Dette innebærer at vi mottar et tilgangstoken som lar oss sende e-post på dine vegne — for eksempel varselbrev til relevante virksomheter. Vi ser aldri passordet ditt til e-postkontoen. Du kan når som helst tilbakekalle denne tilgangen via innstillingene til din e-postleverandør.

2.6 Bruksdata

• Chat-historikk med vår veileder (Solveig) (samtaler, spørsmål og svar)
• Handlinger utført i tjenesten (f.eks. fullførte sjekklistepunkter, sendte varselbrev)
• Teknisk informasjon for feilsøking og forbedring av tjenesten

3. Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysningene dine med følgende rettslige grunnlag i henhold til GDPR:

Avtale — GDPR artikkel 6(1)(b)

Størstedelen av behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen vi har med deg som bruker av Ledsage. Dette inkluderer lagring av kontoopplysninger, opplysninger om avdøde og pårørende, dokumenthåndtering, og utsending av varselbrev.

Samtykke — GDPR artikkel 6(1)(a)

For bruk av vår veileder (Solveig) innhenter vi ditt uttrykkelige samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket, noe som vil begrense tilgangen til AI-funksjonen. Samtykke brukes også for tilkobling av din e-postkonto via OAuth.

Berettiget interesse — GDPR artikkel 6(1)(f)

Vi har en berettiget interesse i å sikre tjenestens integritet og sikkerhet, herunder tilgangskontroll, logging av sikkerhetshendelser og forebygging av misbruk.

Fødselsnummer — personopplysningsloven § 12

Behandling av fødselsnummer til avdøde er nødvendig for entydig identifisering i forbindelse med offentlige prosesser og kommunikasjon med relevante instanser, i samsvar med personopplysningsloven § 12. Fødselsnummer brukes kun når det er saklig behov for sikker identifisering, og det behandles med særlige sikkerhetstiltak.

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Dødsbohåndtering: Gi deg oversikt over oppgaver som må utføres i forbindelse med et dødsfall, og hjelpe deg gjennom prosessen steg for steg.
• Utsending av varselbrev: Sende oppsigelser og varsler til relevante virksomheter (banker, forsikringsselskaper, abonnementstjenester m.fl.) på dine vegne.
• AI-veiledning: Tilby deg generell veiledning og informasjon gjennom vår veileder (Solveig) basert på din situasjon.
• Dokumentlagring: Oppbevare viktige dokumenter som dødsattest og skifteattest sikkert, slik at du enkelt kan finne og dele dem ved behov.
• Forbedring av tjenesten: Analysere anonym bruksstatistikk for å forbedre brukeropplevelsen og funksjonaliteten i Ledsage.

5. Deling med tredjeparter

Vi deler personopplysninger med følgende tredjeparter, utelukkende i den grad det er nødvendig for å levere tjenesten:

• Supabase: Vår plattform for database og autentisering. Supabase lagrer kontodata, informasjon om avdøde og pårørende, og opplastede dokumenter. Supabase opptrer som databehandler på våre vegne.
• E-postleverandører (Gmail, Outlook, Yahoo): Når du kobler til e-postkontoen din, bruker vi din egen konto til å sende varselbrev. Vi opptrer da på dine vegne, og e-postene sendes fra din egen adresse.
• Anthropic (AI-leverandør): Data du deler med Solveig sendes til Anthropic for å generere svar. Anthropic bruker ikke dine data til å trene sine AI-modeller. Vi har en databehandleravtale med Anthropic som regulerer denne behandlingen.
• Mottakere av varselbrev: Virksomheter og organisasjoner som du velger å sende varselbrev til vil motta relevant informasjon om avdøde og deg som pårørende, i den grad det er nødvendig for å behandle oppsigelsen eller varselet.

Vi selger aldri dine personopplysninger til tredjeparter, og vi deler ikke opplysningene for markedsføringsformål.

6. Overføring utenfor EØS

Noen av våre tjenesteleverandører kan behandle personopplysninger utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). I slike tilfeller sørger vi for at overføringen skjer i henhold til GDPR kapittel V, og at det foreligger tilstrekkelig beskyttelsesnivå gjennom:

• EUs standardkontraktsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC): Vi inngår standardkontraktsklausuler godkjent av EU-kommisjonen med leverandører som behandler data utenfor EØS.
• Adekvansbeslutninger: Der det foreligger en adekvansbeslutning fra EU-kommisjonen (f.eks. EU-U.S. Data Privacy Framework), baserer vi overføringen på denne.

Du kan kontakte oss for mer informasjon om de konkrete overføringsmekanismene som benyttes.

7. Lagring og sletting

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene beskrevet i denne personvernerklæringen:

• Aktiv periode: Opplysningene lagres så lenge du aktivt bruker Ledsage for å håndtere et dødsbo.
• Etter fullført prosess: Etter at dødsbohåndteringen er markert som fullført, lagres opplysningene i inntil 3 år for å ivareta eventuelle oppfølgingsbehov, juridiske forpliktelser eller dokumentasjonskrav.
• Sletting: Etter lagringsperioden slettes alle personopplysninger permanent fra våre systemer, inkludert sikkerhetskopier.

Du kan når som helst be om at opplysningene dine slettes tidligere enn standardperioden. Vi vil da slette opplysningene med mindre vi har et lovpålagt krav om å beholde dem. For å be om sletting, kontakt oss på personvern@ledsage.no.

8. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter i henhold til GDPR og personopplysningsloven:

• Rett til innsyn (art. 15): Du har rett til å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få tilgang til opplysningene og informasjon om behandlingen.
• Rett til retting (art. 16): Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet uten ugrunnet opphold.
• Rett til sletting (art. 17): Du har rett til å få personopplysningene dine slettet under visse omstendigheter, for eksempel når opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
• Rett til dataportabilitet (art. 20): Du har rett til å motta personopplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, og til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig.
• Rett til begrensning (art. 18): Du har rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses under visse omstendigheter.
• Rett til å protestere (art. 21): Du har rett til å protestere mot behandling av personopplysninger som er basert på berettiget interesse.
• Rett til å trekke samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har funnet sted.
• Rett til å klage til Datatilsynet: Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Mer informasjon finner du på datatilsynet.no.

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på personvern@ledsage.no. Vi vil besvare henvendelsen din innen 30 dager.

9. Informasjonssikkerhet

Vi tar sikkerheten til dine personopplysninger på alvor og har implementert tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dem:

• Kryptering under overføring: All kommunikasjon mellom din nettleser og våre servere er kryptert med TLS (Transport Layer Security).
• Kryptering ved lagring: Sensitive data, inkludert dokumenter og fødselsnumre, krypteres ved lagring i databasen (encryption at rest).
• Tilgangskontroll: Tilgang til personopplysninger er strengt begrenset til autorisert personell som trenger tilgang for å drifte og vedlikeholde tjenesten.
• Revisjonslogging: Vi fører logger over tilgang til og endringer av personopplysninger for å oppdage og etterforske eventuelle sikkerhetsbrudd.
• Passord: Brukerpassord lagres kun i hashet form ved hjelp av industristandard algoritmer. Vi har aldri tilgang til passordene dine i klartekst.

10. Informasjonskapsler (cookies)

Ledsage bruker kun nødvendige informasjonskapsler for å ivareta grunnleggende funksjoner i tjenesten:

• Autentiseringscookies: Brukes for å holde deg innlogget og verifisere identiteten din mens du bruker tjenesten. Disse er nødvendige for at tjenesten skal fungere.
• Sesjonscookies: Midlertidige cookies som slettes når du lukker nettleseren.

Vi bruker ikke sporingscookies, analysecookies fra tredjeparter eller cookies til markedsføringsformål. Ettersom vi kun bruker nødvendige cookies, kreves det ikke samtykke i henhold til ekomloven § 2-7b.

11. veileder (Solveig)

Ledsage tilbyr en digital veileder (Solveig) som kan hjelpe deg med spørsmål og veiledning i forbindelse med dødsbohåndtering. Det er viktig at du er klar over følgende:

• Generell informasjon, ikke juridisk rådgivning: veileder (Solveig)en gir generell informasjon og veiledning. Den erstatter ikke profesjonell juridisk, økonomisk eller annen faglig rådgivning. For konkrete juridiske spørsmål bør du kontakte en advokat eller relevant fagperson.
• Dataoverføring til AI-leverandør: Når du bruker Solveig, sendes samtaledataene til vår AI-leverandør (Anthropic) for å generere svar. Vi sender kun den informasjonen som er nødvendig for å gi deg et relevant svar.
• Ingen bruk til modelltrening: Dine samtaledata brukes utelukkende til å generere svar i sanntid. Anthropic bruker ikke dataene dine til å trene eller forbedre sine AI-modeller.
• Lagring av samtalehistorikk: Samtalehistorikken din lagres i vår database slik at du kan gå tilbake til tidligere samtaler. Den slettes i henhold til de generelle lagringsreglene beskrevet i punkt 7.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i vår praksis, tjenesten eller gjeldende lovgivning. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg via e-post eller gjennom en tydelig melding i tjenesten før endringene trer i kraft.

Vi oppfordrer deg til å gjennomgå denne erklæringen jevnlig. Dato for siste oppdatering fremgår øverst på denne siden.

13. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål, ønsker å utøve dine rettigheter, eller har andre henvendelser knyttet til personvern, kan du kontakte oss:

Ny Gren AS (tjenesten leveres under navnet Ledsage)
E-post: personvern@ledsage.no
Adresse: Ullevålsveien 51A, 0171 Oslo
Organisasjonsnummer: 935 826 608

Du kan også kontakte Datatilsynet dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å klage på vår behandling av personopplysninger:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
Telefon: 22 39 69 00
Nettside: www.datatilsynet.no